Chaque nouveau salarié recruté peut faire basculer une entreprise dans un nouveau régime d'obligations RH. Document unique, base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), index de l'égalité professionnelle : ces trois dispositifs reviennent systématiquement dans les contrôles et les demandes des représentants du personnel. Voici un panorama pratique, organisé par taille d'entreprise, pour vous aider à situer vos propres échéances.

Comprendre la logique des seuils d'effectif

Depuis la loi PACTE, la plupart des obligations sociales liées à l'effectif s'appliquent lorsque le seuil est atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives. L'effectif retenu est en principe l'effectif « sécurité sociale », calculé comme la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chaque mois de l'année civile précédente.

Attention : ce mécanisme de neutralisation ne couvre pas tout. Certaines obligations, notamment en matière de santé et sécurité ou de représentation du personnel, suivent des règles de calcul et de déclenchement spécifiques. En cas de doute sur votre situation, mieux vaut faire vérifier votre calcul d'effectif par votre expert-comptable, votre conseil juridique ou l'administration compétente.

Dès le premier salarié : le DUERP

Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) est un inventaire juridique obligatoire imposé à tout employeur dès le premier salarié, en vertu des articles L. 4121-3 et R. 4121-1 du Code du travail. Ce document formalise l'identification, le classement et la prévention de l'ensemble des risques professionnels pour chaque unité de travail. Depuis la loi du 2 août 2021, le DUERP et ses versions historiques doivent obligatoirement être conservés pendant au moins 40 ans. Sa mise à jour demeure strictement annuelle dans les entreprises de 11 salariés et plus, ou lors de tout aménagement important des conditions de travail. À partir de 50 salariés, le DUERP débouche sur un programme annuel de prévention (PAPRIPACT) chiffré. Le défaut de présentation du DUERP expose l'entreprise à une amende de 1 500 € par infraction (3 000 € en récidive) et engage la faute inexcusable de l'employeur.

La loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail a précisé plusieurs points :

  • le DUERP et ses versions successives doivent être conservés pendant au moins 40 ans ;
  • dans les entreprises de 11 salariés et plus, la mise à jour est au minimum annuelle, et à chaque décision d'aménagement important ou lorsqu'une information nouvelle apparaît ;
  • en dessous de 11 salariés, la mise à jour annuelle n'est pas imposée, mais l'actualisation reste requise à chaque changement significatif ;
  • à partir de 50 salariés, le DUERP débouche sur un PAPRIPACT (programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail) ; en dessous, l'employeur définit une liste d'actions de prévention consignée dans le DUERP.

Un dépôt dématérialisé sur un portail numérique national est également prévu par la loi, avec une entrée en vigueur échelonnée selon la taille de l'entreprise : il est utile de vérifier le calendrier applicable auprès de votre service de prévention et de santé au travail.

Les paliers intermédiaires : 11, 20 et 50 salariés

11 salariés

À 11 salariés, l'employeur doit organiser la mise en place d'un comité social et économique (CSE) et voit évoluer certaines contributions (formation professionnelle, participation à l'effort de construction selon les cas). La mise à jour annuelle du DUERP devient obligatoire.

20 salariés

Le seuil de 20 salariés déclenche notamment l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés (OETH), à hauteur de 6 % de l'effectif, avec déclaration via la DSN et, à défaut d'atteinte du taux, versement d'une contribution.

50 salariés

C'est le seuil le plus structurant. Il entraîne notamment : un CSE aux attributions élargies (consultations récurrentes, recours à un expert, commission santé-sécurité dans certains cas), un règlement intérieur obligatoire, la mise en place d'un dispositif de participation, la désignation d'un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel au CSE, le PAPRIPACT — et, surtout, la BDESE et l'index égalité.

La BDESE : à partir de 50 salariés

La base de données économiques, sociales et environnementales rassemble les informations récurrentes que l'employeur met à disposition du CSE. Elle remplace, pour l'essentiel, les anciens rapports périodiques et sert de support aux consultations annuelles sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière, la politique sociale.

Points clés à retenir :

  • son contenu peut être défini par accord d'entreprise (ou de groupe) ; à défaut, le Code du travail fixe un contenu supplétif, différencié selon que l'entreprise compte moins ou plus de 300 salariés ;
  • elle intègre depuis 2021 un volet conséquences environnementales de l'activité ;
  • elle doit être accessible en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux, avec des modalités d'accès et de confidentialité définies ;
  • le support informatique est obligatoire à partir de 300 salariés ; en dessous, un support papier reste possible.

Dans la pratique, la BDESE est souvent plus simple à tenir lorsque les données sociales (effectifs, absences, rémunérations, formation, égalité professionnelle) sont déjà centralisées dans un outil RH plutôt que dispersées dans des fichiers isolés.

L'index égalité professionnelle : 50 salariés et plus

Les entreprises d'au moins 50 salariés doivent calculer et publier chaque année, au plus tard le 1er mars, leur index de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, sur 100 points.

  • 5 indicateurs pour les entreprises de 250 salariés et plus (écart de rémunération, écarts d'augmentations, écarts de promotions, augmentations au retour de congé maternité, parité parmi les plus hautes rémunérations) ; 4 indicateurs pour les entreprises de 50 à 249 salariés, les augmentations et promotions étant regroupées ;
  • publication sur le site internet de l'entreprise, transmission à l'administration (téléservice Index Egapro) et information du CSE ;
  • note inférieure à 75 points : mesures correctives à définir, avec un délai de trois ans pour se mettre en conformité ;
  • note inférieure à 85 points : publication d'objectifs de progression par indicateur ;
  • en cas de manquement, une pénalité financière pouvant atteindre 1 % de la masse salariale est encourue.

Les entreprises de 1 000 salariés et plus doivent en outre publier les écarts de représentation femmes-hommes parmi leurs cadres dirigeants et les membres de leurs instances dirigeantes, avec des objectifs de proportion progressifs.

Comment sécuriser votre conformité

Trois réflexes simples permettent d'éviter la plupart des oublis :

  1. Suivre l'effectif mois par mois, et anticiper les seuils au moins un an avant leur franchissement définitif ;
  2. Construire un calendrier RH annuel (mise à jour du DUERP, alimentation de la BDESE, calcul et publication de l'index avant le 1er mars, consultations du CSE) ;
  3. Centraliser les données sociales pour éviter de reconstituer chaque année les mêmes informations dans l'urgence.

Cet article présente des repères généraux et ne constitue pas un conseil juridique. Les règles de calcul d'effectif, les contenus obligatoires et les calendriers évoluent régulièrement : pour une situation particulière, vérifiez auprès de votre conseil habituel, de votre service de prévention et de santé au travail ou de la DREETS de votre région.

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